Erfolgsfaktoren in Strategieprozessen

Engpassfokussierung + Lösungsorientierung - diese beiden sperrigen Wörter stehen für erfolgreiche Strategieprozesse, wie sich wieder einmal im März 2023 in einer großen radiologischen Gemeinschaftspraxis gezeigt hat. Wie in vielen medizinischen Einrichtungen ist auch in der Referenzpraxis der Bedarf an Fachärzten hoch. Um die Attraktivität für weitere Gesellschafter zu erhöhen, sollte in einer Strategieklausur, die Gewinnsituation in den Mittelpunkt gerückt und diese verbessert werden. Der fünfteilige Strategieprozess erfolgte in den Phasen

• Briefing, Auftragsklärung und Angebotserstellung.
• Entwicklung Interviewleitfaden
• Einzelinterviews mit allen Gesellschaftern
• Auswertung, Hypothesenbildung und Interventionsplanung
• Durchführung der Strategieklausur

Ausgehend vom Auftrag wurde der Interviewleitfaden auf Aspekte der Produktivität gerichtet. In allen geführten Interviews wurde jedoch von den Gesellschaftern, zu Beginn der Interviews, der Fachärztemangel thematisiert und grundsätzlich die Frage gestellt, wie man die Wahrnehmung einer an sich attraktiven Praxis verbessern könne.
Unter dem Gesichtspunkt der „Theory of constraints“ von Eliyahu Goldratt (ähnlich auch die EKS von Wolfgang Mewes) macht es einen Unterschied, was als Engpass definiert wird. Wählt man die Produktivität, kann man versuchen, den Umsatz zu erhöhen und/oder die Kosten zu senken. Wird der Fachärztemangel als Engpass gesetzt, kann man zwar die Gewinnziele belassen. Diese führen zu einer höheren Attraktivität für neue Gesellschafter. Andere Ideen, wie z.B. die persönlichen Netzwerke auszubauen oder Kompetenzcenter als Leuchttürme sichtbar zu machen, bleiben aber bei dieser Betrachtung außen vor. Die Änderung des Fokus auf den tatsächlichen Engpass „Fachärztemangel“ führte neben den produktivitätsorientierten Lösungsfeldern zu einer Fokussierung auf das Lösungsfeld „Attraktivität und Marketing“.
Der zweite Erfolgsfaktor für Strategieprozesse ist die Lösungsorientierung, im Sinne des SFM-Ansatzes (Solution Focus Management). Dieser Ansatz basiert auf folgenden Regeln:

• Gezielte Suche nach Ressourcen und Ausnahmen vom Problem.
• Verstärken von Nützlichem durch Aufmerksamkeit und Wertschätzung.
• Visualisierung durch Skalierungen, Verdeutlichung von Unterschieden.
• Umsetzung von Lösungsideen in kleinen, konkreten Schritten.

Fazit: „Menschliche Aufmerksamkeit funktioniert wie Dünger: Worauf man sie richtet, davon gibt’s mehr.“ Wenn dieser Satz eines Beraterkollegen richtig ist, sollten die zahlreich getroffenen Entscheidungen und Maßnahmen zu einem baldigen Ende des Fachärztemangel führen.

Strategieklausur virtuell möglich

Für die 7. jährliche Strategieklausur einer medizinischen Einrichtung musste in 2021 ein anderer Weg gefunden werden. Präsenzmeetings waren leider nicht zu realisieren. Lässt sich der bisherige, erfolgreiche Prozess auch virtuell abbilden und durchführen?

Einschätzungen aktueller und zukünftiger Entwicklungen bezüglich Strategie, Struktur und Kultur waren Themen für den virtueller Strategieprozess. Dieser wurde von Beginn an für die Einweisung und Übung virtueller Tools genutzt:

• Briefing durch die Geschäftsführung zur Auftragsklärung: Nutzung von Zoom als Webmeetingplattform und Test von Breakout-Rooms.
• Interviews mit 15 Teilnehmern und anschließende Auswertung: Technische Einweisung auf Mural und Einrichtung eines Übungs-Whiteboards.
• Ableitung potenzieller Themen und Fragen: Techn. Briefing der „Gastgeber“ in der Methode World-Cafe - dieses Mal online auf Mural-Whiteboards. Versand von technischen Unterweisungen an die Teilnehmer.
  Vorbereitung der Strategieklausur durch abgestimmten Moderations- und Technikleitfaden.
• Durchführung der Strategieklausur: Einloggen der Teilnehmer und 15 Min. Technikcheck vor Beginn. Steuerung des Ablaufs durch den Techniksupport im Zusammenspiel mit der Moderation.
• Dokumentation und Debriefing: Export von Bildern aus dem Whiteboard

Fazit
Vorteile gegenüber Präsenzmeetings:

• Zeitersparnis durch automatisierte Auswertung (Voting Sessions)
• Saubere Dokumentation durch leichter lesbare Mitschriften
• Umweltfreundlicher durch weniger Reisezeiten

Lesen Sie mehr über die Inhalte der Strategieklausur und unserem Fazit.

Die „Mitmach-Hochschule“

Für die Verwaltung der Hochschule Pforzheim wurde 2017 ein umfassender Veränderungsprozess geplant und begleitet. Ziel war eine Umgestaltung der Verwaltung in einen Servicebereich, der durch ein kundenorientiertes Verhalten, proaktive Zusammenarbeit und verantwortlichem Handeln geprägt ist.

Die Prozessarchitektur sah folgendes vor:

• Kick-Off-Veranstaltung mit allen Mitarbeitern: Information über Ziel, Zweck und Ablauf
• Einzelinterviews mit allen Mitarbeitern: Kennenlernen, Bedürfnisse, Situationsdiagnose
• Steuerkreissitzungen während Gesamtprozess: iterative Prozesssteuerung
• Führungsworkshop mit Führungskreis: Situationsdiagnose, Schwerpunkte für Workshops, gemeinsames Führungsverständnis
• Workshops in allen 5 Abteilungen: Teamentwicklung, Problemlösungen, Konfliktmanagement, Serviceorientierung
• Bereichsübergreifende Themenbearbeitung: Förderung der Zusammenarbeit
  (In der Umsetzung wurde darauf zugunsten anderer Bedarfe verzichtet)
• Review-Workshops in den Abteilungen und im Führungskreis: Prozesscontrolling

Fit für das Business

Unter diesem Titel lief 2013/14 bei der Mainova AG Frankfurt ein 1,5-jähriger Entwicklungs- und Qualifizierungsprozess bei den HR Business Partnern des Unternehmens. Zu den Zielen zählte die Unterstützung der Leiterin in der Neuausrichtung ihres Bereichs, die Absicherung der Beratungskompetenz und Qualifizierung der HR Business Partner, die Erhöhung des „strategischen Wertbeitrags“ und die Integration der HR Business Partner als Team.

Zu den Lern- und Arbeitsformaten zählte:

• Kick-Off-Workshop: Start des Lernprozesses
• Abteilungs-Workshops: Themenbearbeitung, Teamentwicklung
• Entwicklungs-Assessments: Kompetenzbewertung, Entwicklungspläne
• Individuelles Coaching - persönlich und telefonisch: Lernziele definieren, Bewusstseinsprozess, persönliche Umsetzung
• Lerngruppen-Meetings: Fallarbeit, kollegiale Beratung
• Themenbezogene Selbstlerngruppen: Förderung der Selbststeuerung, Methoden-Vertiefung
• Praxis- und Trainingstage: Methoden einüben
• Review-Workshops: Prozesscontrolling